Bordro dağıtımında risk nerede başlar?
Ücret pusulası kişisel ve finansal veri içerir. Yanlış dönem, yanlış personel seçimi veya hatalı e-posta adresi belgenin yanlış kişiye gitmesine yol açabilir. Dosyanın üretilmiş olması gönderimin doğru olduğu anlamına gelmez.
Bu nedenle dağıtım süreci kullanıcı yetkisinden alıcı kontrolüne, PDF kapsamından gönderim sonucuna kadar ayrı kontrol noktaları içermelidir. Örneklerde gerçek kişi, ücret veya e-posta verisi kullanılmamalıdır.
LEXT 7501'de yetki ve seçim nasıl sınırlandırılır?
Bordro e-posta aksiyonu ayrı bir ekran aksiyon yetkisine bağlıdır; yetkisiz kullanıcıda komut pasif görünür ve servis tarafında da yetki talep edilir. Kullanıcı önce dönem verisini sorgular, ardından göndereceği personelleri seçer ve gönderim öncesi kapsamı onaylar.
TCKN görünürlüğü de ayrı yetkiyle korunur. Bu ayrım, bordroyu görebilen her kullanıcının kimlik verisini açabilmesi veya e-posta gönderebilmesi varsayımını engeller.
PDF ve alıcı doğrulamasında ne kontrol edilir?
Ücret pusulası gerçek rapor verisinden personel ve dönem bazında oluşturulur. Çoklu dönem seçildiğinde kurulum parametresine göre dönem PDF'leri tek e-postada veya dönem başına ayrı gönderilebilir. Geçerli e-posta adresi olmayan ya da bordro verisi bulunmayan personel gönderilmiş sayılmaz.
- Firma ve dönem kapsamını gönderimden önce gösterin
- Seçili personel sayısını kullanıcıya onaylatın
- Alıcı adresinin biçimini doğrulayın
- PDF'nin doğru personel ve döneme ait olduğunu kontrol edin
- Eksik e-posta, eksik bordro ve gönderim hatasını ayrı sonuçlandırın
SMTP bilgisi ve gönderim izi nasıl korunur?
LEXT'in SMTP parolası düz metin saklanmaz; korumalı biçimde tutulur ve parola değeri ayar okuma ekranına geri verilmez. Gönderim servisi tanımlı sunucu, SSL ve gönderen bilgileriyle çalışır.
Her personel için gönderim sonucu, açıklama, kullanıcı ve oturum bağlamıyla loglanır. Ekran gönderilen, e-postası olmayan, bordrosu olmayan ve hatalı sonuçları ayrı sayar. Log, e-postanın alıcının gelen kutusuna kesin ulaştığına dair dış sistem garantisi değildir; LEXT'in gönderim girişiminin ve sonucunun izidir.
Kişisel veri için operasyon kontrol listesi
Teknik yetki kontrolleri kurumun saklama, aydınlatma ve erişim politikasının yerine geçmez. Kurumsal prosedürle birlikte uygulanmalıdır.
- Yalnız görevi gereği yetkili kullanıcı gönderim yapıyor mu?
- Alıcı adresi personel kartında doğrulandı mı?
- Gönderilecek dönem ve ek sayısı onay ekranında açık mı?
- Yerel PDF kopyaları kurum politikasına göre korunuyor mu?
- Hata ve tekrar gönderim kararları log üzerinden mi veriliyor?