Fark bulunduğunda süreç neden bitmez?

Anlaşma fiyatı ile faturadaki net alış fiyatı arasındaki fark tespit edildiğinde işletmenin tedarikçiden beklediği bir karşılık oluşur. Bu kayıt yalnız e-posta veya not olarak kalırsa talebin beklediği, tamamlandığı ya da iptal edildiği ayırt edilemez.

Kontrolün amacı muhasebe yorumu üretmek değil; hangi ürün ve fatura satırından doğan talebin hangi belgeyle kapandığını kanıtlayabilmektir.

Talep kaydı hangi bilgileri taşımalı?

Kaynak fatura, ürün, anlaşma fiyatı, gerçekleşen fiyat, miktar, toplam fark ve talep eden kişi aynı kayıtta tutulmalıdır. Durum değişiklikleri açıklanabilir olmalı; tamamlandı işareti belge bağından kopmamalıdır.

  • Geçerli anlaşma ve fatura tarihini doğrulayın
  • Birim farkı ile toplam farkı ayırın
  • Tedarikçi ve ürün bağını koruyun
  • Bekleyen, tamamlanan ve iptal durumlarını ayrı izleyin
  • Kapanış belgesini talebe bağlayın

İade faturası seçerken ne kontrol edilir?

Aynı tedarikçiye ait her iade faturası doğru kapanış kanıtı değildir. Belgenin ilgili ticari ilişkiyle uyumlu olması ve tutarın tanımlı tolerans içinde talebi karşılaması gerekir. Bir talebin yanlış belgeyle kapatılması, açık farkı görünmez hale getirir.

Belge türünün vergisel kullanımı konusunda yetkili mali danışman değerlendirmesi gerekir. Buradaki yöntem LEXT'in doğruladığı ticari takip bağını açıklar.

Örnek kontrol senaryosu

Bir ürünün anlaşma fiyatından daha yüksek faturalandığını düşünün. Satır farkı talebe dönüşür ve bekleyen listesine girer. Tedarikçi daha sonra bir iade belgesi düzenlediğinde kullanıcı aday belgeyi seçer; tedarikçi ve tutar eşleşmesi doğrulanır. Koşullar sağlanıyorsa talep belge bağıyla tamamlanır, sağlanmıyorsa açık kalır.

LEXT bu noktada ne sağlar?

LEXT Fiyat Farkları Takip; ürün bazlı fatura–anlaşma farkını, toplam talep tutarını, talep eden bilgisini ve durumunu birlikte gösterir. Kapanışta Mikro'daki iade faturalarını okur ve tedarikçi ile tutar uyumunu kontrol eder.

Ekran 8621 Fatura Kontrol ailesini tamamlar: Fatura Kontrol farkı görünür kılarken 8623, açılmış talebin kapanış kanıtını izler.