Farkın kaynağını doğru tanımlayın
Fatura fiyatının anlaşmadan farklı olması her zaman hata değildir. Anlaşmanın tarih aralığı, ürün veya cari kapsamı, iskonto yapısı, para birimi, vergi dahil-hariç tanımı ve miktar koşulu aynı değilse görünen fark meşru olabilir. Bu alanlar eşitse fark satınalma kontrolüne konu olur.
Kontrol satır bazında yapılmalıdır. Fatura toplamı aynı görünse bile bazı ürünlerde fazla, bazılarında eksik fiyat uygulanmış olabilir.
Uygulanabilir kontrol akışı
Önce geçerli anlaşmayı işlem tarihine göre bulun. Fatura satırındaki net birim fiyatı aynı para ve vergi kapsamına dönüştürün. Beklenen fiyatla gerçekleşen fiyat arasındaki birim ve toplam farkı hesaplayın; tolerans dışındaki satırları tedarikçi, ürün ve belge bazında gruplayın.
- Anlaşma tarih aralığını doğrulayın
- Birim ve döviz dönüşümünü eşitleyin
- İskonto ve vergi kapsamını netleştirin
- Birim farkı miktarla çarparak toplam etkiyi bulun
- İade ve fiyat farkı sürecini kapatılana kadar izleyin
LEXT ile sistematik takip
Manuel kontrol az sayıda faturada yapılabilir; hacim arttığında her satırı anlaşmayla eşlemek zaman alır ve bazı farklar gözden kaçar. Süreç yalnız tespit değil, farkın kapanışını da izlemelidir.
LEXT Fatura Kontrol, Satınalma Anlaşmaları ve Fiyat Farkları Takip ekranları; fatura satırlarını anlaşma koşullarıyla ilişkilendiren ve fark kayıtlarını süreç içinde izleyen tamamlayıcı çalışma alanlarıdır. İade talepleri ve alış/satış kontrolü de ilgili satınalma akışını destekler.
Kontrol listesi
Brüt ve net fiyatı karıştırmak, yanlış anlaşma sürümünü kullanmak ve yalnız toplam faturaya bakmak başlıca hatalardır.
- Doğru anlaşma geçerli mi?
- Net birim fiyat karşılaştırıldı mı?
- Tolerans tanımlı mı?
- Toplam parasal etki görüldü mü?
- Fark kapatılana kadar durum izleniyor mu?