Fark neden oluşur?
Ticari bakiye; cari kart hareketlerinden, muhasebe bakiyesi ise ilgili muhasebe hesaplarının fişlerinden oluşur. İki tarafın tarih, kapsam, döviz ve entegrasyon kuralları aynı değilse toplamlar ayrışır. Bu nedenle ilk iş farkı kapatmaya çalışmak değil, iki toplamın aynı veri kümesini temsil ettiğini doğrulamaktır.
- Muhasebeleştirilmemiş cari hareket
- Ticari bağlantısı olmayan muhasebe fişi
- Yanlış veya eksik muhasebe kodu
- Devir bakiyesi farkı
- Farklı tarih ya da mali dönem seçimi
- Belge tutarı veya yönü uyuşmazlığı
- Konsolide hesap kapsamının farklı kurulması
Farkı nasıl tespit edersiniz?
Kontrole hesap toplamından başlayın; toleransı belirleyin ve yalnız farklı hesapları ayırın. Sonra ilk farkın oluştuğu aya, güne ve son olarak evrak hareketine inin. Böylece bugünkü toplam fark yerine farkı ilk yaratan kayıt üzerinde çalışırsınız.
Manuel yöntemde ticari ve muhasebe hareketleri aynı tarih aralığıyla dışarı alınır; hesap kodu, cari kodu, evrak numarası, borç ve alacak tutarları normalize edilerek eşleştirilir. Küçük veri setinde işe yarasa da tekrarlı kayıtlar, konsolide hesaplar ve sonradan muhasebeleşen hareketler Excel karşılaştırmasını kırılgan hale getirir.
- Mali dönem ve kesim tarihini sabitleyin
- Entegrasyon kodu olmayan kartları ayrı listeleyin
- Aylık farktan günlük farka ilerleyin
- Evrak eşleşmesini ve muhasebeleşme bilgisini kontrol edin
Sistematik kontrol nasıl kurulur?
Düzenli mutabakat, aynı kapsam ve toleransla tekrarlanabilmelidir. Sonuç yalnız ‘tutmuyor’ dememeli; hareketi eşleşti, muhasebeleştirilmemiş, ticari hareketi eksik, muhasebe hareketi eksik veya tutarı farklı gibi açıklanabilir sınıflara ayırmalıdır.
LEXT, Mikro’daki ticari bakiyeyi Mikro’nun cari bakiye yaklaşımıyla, muhasebe tarafını fiş toplamlarıyla karşılaştırır. Farklı satırdan aylık, günlük ve evrak/hareket analizine inilmesini; ayrıca farkın matematiksel kırılımının görülmesini sağlar. Mikro verisini bu kontrolde değiştirmez.
Sık hatalar ve kontrol listesi
Sadece yıl sonu toplamına bakmak, farkı doğuran ilk tarihi gizler. İşareti ters çevrilmiş tutarları eşleşmiş saymak veya entegrasyonu olmayan kartları kapsam dışında bırakmak da yanıltıcı bir ‘mutabık’ sonucu üretir.
- Aynı mali dönem ve kesim tarihi mi?
- Kapsamdaki cari ve muhasebe hesapları aynı mı?
- Tolerans yazılı ve tutarlı mı?
- Fark ilk hangi ay, gün ve evrakta oluşuyor?
- Düzeltme sonrası kontrol yeniden çalıştırıldı mı?